Se você atua no departamento jurídico de uma empresa, sem dúvida alguma, já ouviu inúmeras vezes que há muita despesa no setor, não é mesmo? Contudo, o que todos sabemos é que, na verdade, a despesa é gerada pela própria empresa.
Nesse sentido, o setor jurídico tem como objetivo a adoção de ações propositivas, a partir de avaliações técnicas e uma visão crítica dos acontecimentos, para então sugerir soluções eficientes que reduzam os danos, inclusive financeiros.
Por uma razão estratégica, muitos departamentos jurídicos de sucesso não revelam seus segredos, até porque, nem todas as condutas bem-sucedidas são replicáveis. Ou seja, cada setor e empresa possui suas particularidades, e precisa definir suas diretrizes baseadas em sua realidade e necessidades.
Entretanto, neste sucinto artigo, nós demonstraremos como uma gestão de processos trabalhistas bem estruturada, em diferentes frentes, é fundamental para a redução de custos e no alcance dos resultados positivos para toda a organização. Vamos nessa? Continue a leitura e descubra.
Otimização de processos trabalhistas: a chave para eficiência e redução de custos
Em primeiro lugar, cabe destacar que o foco do conteúdo são os processos trabalhistas por um motivo muito simples: este é um fator de interesse para qualquer empresa e, por consequência, de seu respectivo departamento jurídico.
Mesmo as companhias com baixíssimos índices de litígios trabalhistas, há sempre um certo prejuízo de desgaste, o que necessariamente depende de boas práticas e aperfeiçoamento do trabalho jurídico para a manutenção dos problemas e a diminuição dos custos.
Por isso, como muitas ações trabalhistas são inevitáveis, por depender de uma série de fatores – às vezes até subjetivos – dos reclamantes, o princípio básico para a redução de custos e melhora da qualidade dos serviços prestados é a otimização do trabalho e dos processos, conforme veremos adiante.
Implementando tecnologia jurídica na gestão de processos trabalhistas
No Brasil, com raras exceções, as ações trabalhistas tramitam eletronicamente há pelo menos uma década. Mesmo assim, a tecnologia jurídica na área trabalhista, fora do Poder Judiciário, não é tratada com a devida relevância, embora o mercado já tenha avançado bastante nos últimos anos, com destaque para as empresas com jurídico próprio.
Todavia, é preciso ir além. A tecnologia jurídica na área trabalhista conta com recursos que superam a mera gestão de processos trabalhistas. Aliás, o conceito atual de gestão processual é amplo, e os investimentos devem seguir as mesmas características.
Confira alguns dos exemplos indispensáveis para investir em tecnologia jurídica na área trabalhista, otimizar as atividades, reduzir custos e atingir níveis elevados de gestão de processos trabalhistas:
- Automação de atividades: ferramentas que auxiliam na produção de tarefas repetitivas, como no preenchimento de guias, alvarás, petições e outros documentos;
- Assistentes virtuais e chatbots: suporte automático e instantâneo para colaboradores e prestadores de serviços a fim de garantir a fluidez do trabalho;
- Armazenamento de documentos em nuvem: além da praticidade e segurança, o recurso permite o compartilhamento ágil das informações;
- Inteligência artificial: uma tecnologia inovadora e pouco explorada ainda no contexto jurídico como ferramenta para a análise de grandes volumes de dados.
Redução de custos legais: estratégias efetivas para o departamento jurídico
Agora que você já teve acesso ao panorama completo sobre tecnologia jurídica e como aplicá-la da melhor forma para otimizar as atividades, é o momento de entender o que fazem os departamentos jurídicos de sucesso na redução de custos legais, e como replicar as estratégias em seu ambiente de trabalho. Acompanhe.
Identificação de oportunidades para a redução de custos legais
Na advocacia moderna, não há mais espaço para procedimentos ultrapassados e principalmente para a postura reativa de seus operadores. A defesa formal em processos trabalhistas, por exemplo, já não é o bastante para representar os interesses de médias e grandes empresas.
A identificação de oportunidades, oriunda de um olhar analítico de gestores diferenciados, é uma excelente forma de ilustrar como a redução de custos legais exige soluções criativas, não apenas no curso das ações trabalhistas, mas em atividades extrajudiciais. Saiba como:
- Análise de processos anteriores para a obtenção de insights valiosos;
- Identificação dos fatores que levam aos desfechos positivos para a reprodução da estratégia em processos futuros;
- Readequação dos procedimentos internos (na empresa, no departamento jurídico e, em alguns casos, nos escritórios de advocacia terceirizados).
Sem dúvida alguma, a aplicação periódica das dicas mencionadas facilitam muito o trabalho dos departamentos jurídicos empenhados em identificar oportunidades para a redução de custos legais, e os resultados são percebidos em pouco tempo.
Negociação e acordos como alternativas para minimizar custos legais
Apesar de óbvio para muitos profissionais da advocacia, é sempre bom lembrar que uma política de acordos bem definida e responsável tende a diminuir os custos com as ações judiciais, mas é preciso estar sempre atento.
Isso porque, infelizmente, a realização de acordos trabalhistas desordenados e sem critério abre espaço, em alguns casos, para a litigância de má-fe, situação em que os reclamantes ajuízam ações com a finalidade de obter ganhos financeiros, ainda que irrisórios.
Contudo, os acordos judiciais seguem um padrão legítimo de redução de custos legais ao evitar que o litígio se arraste por longos períodos, gerando despesas adicionais e às vezes até inesperadas. O acordo é, via de regra, vantajoso para todas as partes.
Um departamento jurídico que contribui com os resultados da empresa
Note que todas as dicas contidas neste artigo dependem da mudança de postura de todo o departamento jurídico. É preciso implementar a cultura de pertencimento, muitas vezes inexistente, em todos os membros da equipe jurídica.
Isto é, o departamento jurídico deve reconhecer que a sua atividade é crucial para o sucesso da companhia. Além disso, o investimento em novas tecnologias que tornam o trabalho mais ágil e eficiente também não pode ser negligenciado.
Hoje em dia existem diversas ferramentas digitais que otimizam as atividades e influenciam nos resultados financeiros do departamento jurídico e da empresa. Assim, os advogados e gestores dispõem de mais tempo para se dedicar ao trabalho intelectual.
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